Arbeitsgruppen dienen dazu, Ihre Mitarbeiter in Teams bzw. Abteilungen aufzuteilen. Die Sichtbarkeit der Projekte und auch die Zugriffsrechte können dann pro Arbeitsgruppe individuell gesetzt werden.

Jeder Mitarbeiter wird einer (in der strikten Trennung) oder mehreren Arbeitsgruppen zugeordnet. Zusätzlich muss damit auch jedem Projekt eine Arbeitsgruppe zugewiesen werden. Jede Arbeitsgruppe hat einen Verantwortlichen, bzw. Abteilungsleiter, der erhöhte Rechte im Xpert-Timer erhalten sollte, um alle Projekte und erfassten Zeiten seiner Arbeitsgruppe, bzw. Abteilung zu bekommen.

Dieser Arbeitsgruppenmodus muss im Administrationsprogramm "XT Admin" aktiviert werden. Erst dann können Mitarbeiter, Projekte und Kunden explizit den Arbeitsgruppen zugeordnet werden.