Wählen Sie zunächst in nachfolgender Tabelle, ob Sie eine Rechnung bearbeiten oder eine neue Rechnung erstellen möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link.
Per Rechtsklick auf das markierte Projekt und die Auswahl "Rechnungen schreiben" erstellen Sie über das Dialogfenster "Rechnung" die neue Rechnung. Ordnen Sie Ihre Rechnung einem Kunden sowie einem Projekt zu. Die Rechnung wird dann mit dem Projekt verknüpft und im Dokumentenmanagement unter dem Projekt gespeichert. Sie können alle Felder bearbeiten, bis auf das Feld "Druckdatum". Hier wird automatisiert das Datum geschrieben, an dem die Rechnung gedruckt wurde. Auch die Rechnungsvorlage kann von Ihnen editiert werden.
Bei Freien Rechnungsposten und bei Einbindung von Leistungsvorlagen können Sie die Preise per Doppelklick ändern.
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Achtung bei manueller Änderung des Preises |
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Bedenken Sie, dass die kalkulierten Kosten im Xpert-Timer bei manueller Änderung des Preises nicht mehr mit dem Gesamtpreis Ihrer Rechnung übereinstimmen. |
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Wenn Sie die noch nicht verrechneten Zeitstempel zum Projekt oder zum Kunden übernehmen möchten, nutzen Sie den Knopf "Offene Zeiten", um noch offene Zeiten einzublenden.
Es werden Ihnen alle Zeitstempel angezeigt, die noch nicht als "verrechnet" markiert wurden. Ebenso werden alle Zeitstempel angezeigt, die als "nicht verrechenbar" markiert wurden. Diese nicht verrechenbaren Zeitstempel werden in eckigen Klammern dargestellt und nicht in der Gesamtstundenzahl einkalkuliert. Diese Ansicht dient zur Überprüfung, dass Sie keine Zeitstempel versehentlich vergessen zu verrechnen.
Sie können jetzt wählen, ob Sie die einzelnen Zeitstempel auf die Rechnung übertragen, oder ob Sie die Gesamtsumme in einer Position anzeigen. Klicken Sie dazu mit der Rechten Maustaste auf den roten Datensatz.
Im nächsten Schritt öffnet sich der Dialog mit der Auswahl:
In die Rechnung werden nur die Zeiten übernommen, die einen Preis hinterlegt haben. Möchten Sie dem Kunden auch Kulanz- oder Gewährleistungen darlegen, müssen Sie eine Zeitstempelliste der Rechnung beilegen.
Sie können Ihre Rechnung direkt per E-Mail aus diesem Fenster verschicken, als PDF speichern oder auf Papier drucken, um Sie dem Kunden zuzusenden.
Von diesem Dialog aus können Sie auch weitere Abrechnungsposten der Rechnung hinzufügen. Wählen Sie dazu die entsprechende Position aus dem Dropdown Menü. Sie haben die Wahl zwischen:
•Freien Rechnungsposten hinzufügen: Hier erfassen Sie freie Leistungen, wie z.B. Fahrkosten zu einem Projekt.
•Posten aus Leistungskatalog hinzufügen: Hier erstellen Sie einen neuen Rechnungsposten mit weiteren Leistungsposten, z.B. von anderen Unterprojekten.
•Abzurechnende Projektleistungen hinzufügen: Haben Sie zu einem Projekt bereits Leistungen erfasst, können Sie diese mit dieser Funktion hinzufügen.
•Abzurechnende Zeitstempel hinzufügen: Wenn Sie die Zeitstempel von z.B. 01.03.2018 - 31.03.2018 summieren und abrechnen möchten, dann wählen Sie diesen Punkt.
Über diesen Dialog können Sie zusätzlich eine Überschrift oder einen Freitext in Ihre Rechnung einbauen. Zusätzlich noch eine Zwischensumme bilden und eine Trennlinie oder einen Seitenumbruch einfügen. Probieren Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten einfach aus.
Sobald Sie speichern & schließen, wird die Rechnung gedruckt und kann in der Dokumentenverwaltung unter dem Projekt abgelegt werden.
Wenn Sie jetzt den Kunden doppelklicken, sehen Sie die Rechnung im Reiter "Rechnungen" aufgelistet.
Im nächsten Schritt können Sie dann per Rechtsklick auf eine Rechnung, diese als "bezahlt" markieren und das Zahldatum eintragen.
Um den Überblick über bezahlte oder offene Rechnungen zu behalten, können Sie nach dem Status der Rechnungen filtern.
Auch in der Kundenverwaltung können Sie die Rechnungen einsehen.
Im Dialog "Rechnung bearbeiten" können Sie die Erfassungsdaten einer Rechnung ändern. Achten Sie dabei auf das Symbol mit dem Schloss im unteren Bereich des Dialogs. Ist das Schloss geschlossen, ist die Rechnung schreibgeschützt und Sie müssen zunächst auf das Symbol klicken. Erst bei geöffnetem Schloss können Sie Änderungen vornehmen. Beachten Sie bei der Bearbeitung einer Rechnung bitte auch die weiter oben aufgeführten Hinweise, unter anderem zu manuellen Preisänderungen.
