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Über den Menüpunkt "Fenster" -> Dokumentenverwaltung gelangen Sie in die Übersicht Ihrer Dokumente.

Sie können die Dokumente zu Ihren Projekten auch im Projektmanager einblenden. Nutzen Sie dazu den Knopf "Anzeigebereiche" und wählen "Dokumente an/aus".

 

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie Dateien bzw. Dokumente im Xpert-Timer verwalten. Die Dokumente können entweder direkt in der Datenbank oder als Verweis auf eine Datei der Festplatte oder im Netzwerk hinterlegt werden. Wir empfehlen vor allem mit der Access oder SQLite Datenbank die Dokumente immer als Verknüpfung anzulegen, da sich sonst die Datenbank unnötig aufbläht.

In der Zeitleiste sehen Sie, ob Dokumente an Ihrem Projekt hängen.

Wenn Sie mit der Maus über die Anzeige fahren, sehen Sie in einer Liste die Dokumente.

 

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeitleiste klicken, bekommen Sie die Möglichkeit, die Dokumentenverwaltung zu öffnen und damit weitere Dokumente Ihrem Projekt zuzuweisen. Sie können auch durch klicken & ziehen Dokumente einfach auf die Zeitleiste ziehen oder direkt in den Projektmanager auf dem Projekt fallen lassen.

 

Zur Auswahl der Dokumente steht Ihnen dann folgender Dialog zur Verfügung:

Wählen Sie jetzt Ihren Kunden und das entsprechende Projekt, an das Sie Ihr Dokument hängen möchten.

Dateitypen

Unter "Dateityp" stehen fünf Möglichkeiten zum Speichern von Dokumenten zur Verfügung:

 

1. Als Verknüpfung speichern (zentrale Ablage): Sie setzen einen Link zu einem bestimmten Dokument. Achten Sie darauf, dass Sie keine Verknüpfungen auf Dateien der lokalen Festplatte anlegen, wenn Sie im Team arbeiten. Sonst haben Ihre Kollegen keinen Zugriff auf das Dokument. Den Pfad zur zentralen Ablage legen Sie in der Konfiguration -> System -> Dokumente fest.

2. Als Verknüpfung speichern (Projektstruktur): Hier wird die Ordnerstruktur automatisch auf Basis Ihrer Projektstruktur angelegt. Den Startpfad der Ordnerstruktur legen Sie wie auch bei der zentralen Ablage in der Konfiguration -> System -> Dokumente fest. Xpert-Timer nutzt in diesem Fall als Ordnerstruktur den Kundennamen -> Projektnamen -> Unterprojektnamen -> Aufgabe.

3. Als Verknüpfung speichern: Hier können Sie den Zielpfad des Dokuments frei wählen.

4. Im Datensafe speichern: Hiermit speichern Sie das Dokument in der Datenbank. Da die Dokumente direkt in die Datenbank geschrieben werden, achten Sie darauf, dass Sie keine unnötig großen Dateien (z.B. Bilder) in den Safe speichern. Dies bläht die Datenbank unnötig auf und verlangsamt sie. Vermeiden Sie die Benutzung des Datensafe bei Verwendung einer ACCESS-Datenbank, da die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts mit der Größe der Datenbank zunimmt.

3. Im Datensafe (nicht editierbar) speichern: Sie speichern das Dokument gesperrt in der Datenbank.

Unter "Sicherheitseinstellungen" regeln Sie die Sichtbarkeit und den Zugriff auf das Dokument. Diese Sicherheitsstufe vergeben Sie auch dem jeweiligen Mitarbeiter in den Mitarbeiterdaten.

Optionen

Wählen Sie die Option "Allgemeine Projektdatei" aus, ist das Dokument auch in allen Unterprojekten sichtbar. Möchten Sie zusätzlich, dass das Projekt auch in der Zeitleiste aufrufbar ist, setzen Sie einen Haken bei "Aufrufbar aus der Zeitleiste".