Prüfen Sie als Erstes, ob der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte hat, einen Urlaubsantrag zu stellen. Vergeben Sie an dieser Stelle die entsprechenden Rechte.
Selbst mit eingeschränkten Rechten kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Daten öffnen. Dort finden Sie die Möglichkeit einen Urlaubsantrag zu stellen.
Innerhalb der Mitarbeiterdaten steht Ihnen der Reiter "Arbeitszeiterfassung" und "Urlaubsanträge" zur Verfügung.
Verwenden Sie das Genehmigungsverfahren, dann befindet sich der Antrag beim Erstellen in dem Genehmigungsstatus "Beantragt". Der jeweilig zur Prüfung angegebene Mitarbeiter kann diesen Urlaubsantrag sehen und entsprechend genehmigen, ablehnen oder um Rücksprache bitten.
In der Übersicht der Abwesenheiten erscheint der noch nicht genehmigte Urlaubsantrag mit dem Kürzel [UA].
Nach der Genehmigung wird aus dem Kürzel [UA] ein U für Urlaub.
Benachrichtigungen über das Xpert-Timer System
Hat ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag gestellt oder es hat sich der Status der Anfrage geändert, muss der Mitarbeiter seine Benachrichtigungen aktivieren, um eine Information per Pop-Up auf seinem PC zu erhalten. Die Einstellungen der Benachrichtigungen finden Sie in den Einstellungen und dem Menüpunkt Programm -> Einstellungen.
Die Meldung erscheint dann über der Windows Traybar:
Benachrichtigungen per E-Mail
Um über einen Urlaubsantrag eine E-Mail zu erhalten, muss eine E-Mail per SMTP über das System gesendet werden. Dazu müssen die E-Mail Einstellungen in der Konfiguration gesetzt werden:
Geben Sie Ihre E-Mail Daten entsprechend ein:
Und hinterlegen Sie bei den Mitarbeitern eine jeweilige E-Maildresse, um die E-Mails zu erhalten:
Wird jetzt ein neuer Urlaubsantrag gestellt, erhalten der entsprechend gesetzte Mitarbeiter zur Prüfung des Urlaubsantrags, sowie dessen Vertretung eine E-Mail, dass ein neuer Urlaubsantrag im System bereit liegt.