In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine neue Aufgabe anlegen. Eine bestehende Aufgabe können Sie auch wieder bearbeiten.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter diesen Kapiteln:
Im Projektmanager gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Aufgaben anzulegen. Die schnellste Methode ist dabei die intelligente Schnellerfassung in Ihrem Aufgabenfenster.
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Die Schnellerfassung interpretiert Ihre Eingaben. Wenn Sie z.B. "Morgen Treffen mit Hr. Maier" eingeben, setzt Ihnen Xpert-Timer das Datum automatisch. Sie könnten auch einen Wochentag nennen, z.B. "Dieser Mittwoch 8:00 Uhr treffen mit Hr. Maier". Xpert-Timer übernimmt automatisch das Datum und die Uhrzeit korrekt im Datumsformat. Die Wochentage werden im Aufgabentext herausgeschnitten.
wird zu:
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Schnellerfassung |
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Beachten Sie, dass immer das Projekt, welches gerade im Projektmanager blau hinterlegt, also "markiert" ist, als Grundlage zur Erstellung der Aufgabe genommen wird. Im unteren Beispiel liegt der Fokus gerade auf dem Projekt "Besprechung Projekt XY". |
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In der Schnellerfassung bezieht sich die Aufgabe auf das Projekt, das im Projektmanager ausgewählt ist. Auch der Empfänger ist der Mitarbeiter, der im Projektmanager markiert wurde. Sobald Sie den Cursor in den Bereich der Schnellerfassung setzen, öffnet sich ein Infodialog, der Ihnen genau sagt, mit welchem Projektbezug und Mitarbeiterbezug die Aufgabe angelegt wird.
Der Xpert-Timer versucht immer zu verstehen, für welches Projekt und Mitarbeiter Sie das Projekt anlegen möchten. In unserem Beispiel-Screenshot würden wir bei einem Rechtsklick auf das blau unterlegte Projekt "Handbuch XT Pro" im Projektmanager und die Auswahl "Neue Aufgabe" eine Aufgabe mit Bezug auf das Projekt "Handbuch XT Pro" erstellen.
Rechts im Aufgabenfenster würden Sie per Rechtsklick und bei Klick auf das grüne Plus, für das Projekt "Marketing" eine Aufgabe erstellen, weil dieses mit der Maus markiert wurde.
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Intelligente Schnellerfassung |
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Lesen Sie unbedingt auch das Kapitel "Intelligente Schnellerfassung" zu anderen Bereichen in Ihrem Xpert-Timer. |
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Dialog: Aufgabe
Um eine neue Aufgabe anzulegen vergeben Sie erst einen Aufgabenbetreff. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren. Sie können diese ID Nummer nicht ändern.
Sie können auch eine Aufgabe ohne Mitarbeiterbezug erstellen. Damit landet Ihre Aufgabe in dem gemeinsamen Aufgabenpool der Mitarbeiter. Diese können sich dann eine Aufgabe per Rechtsklick zuweisen, wenn sie Zeit haben, diese zu bearbeiten.
Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrigste bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch Klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren. Diese Sortierung funktioniert mit jeder Spalte.
Geben Sie als Bearbeiter die Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Sie können auch einen Teil des Namens eingeben und "Eingabe" auf Ihrer Tastatur drücken. Xpert-Timer wählt dann den entsprechenden Mitarbeiter aus.
Über den Aufgabenstatus können Sie festlegen, in welchem Arbeitsschritt sich die Aufgabe gerade befinden. Es stehen Ihnen dabei folgende Status zur Verfügung:
Die "freien Status" können Sie in der Konfiguration des Xpert-Timer bearbeiten und frei benennen.
Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern. Neben dem Dropdown Feld haben Sie die Möglichkeit die Kategorien zu bearbeiten. Dort können Sie auch eine Standardkategorie festlegen.
Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt sehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Beginnt ab" an. Erst bei Erreichen dieses Datums, wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.
Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte. Wird dieser Zeitpunkt überschritten, wird die Aufgabe in der Liste mit roter Schrift dargestellt.
Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Da alle Aufgaben an ein Projekt gebunden sind, können Sie diese Schätzung auch in Ihr Projekt übernehmen.
Bei Bedarf können Sie die Spalte "Aufwand geschätzt" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.
Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per Rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.
Haben Sie die Spalte "Ersteller" eingeblendet, erscheint Ihr eigener Name in grau, da dieser eher "unwichtig" ist. Der Name anderer Ersteller, die eine Aufgabe für Sie erstellt haben, erscheinen in normaler Schrift.
Per Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift in Ihrer Aufgabenliste können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden. Wie im gesamten Xpert-Timer ist es auch hier so, dass alle Spalten, die Sie einblenden auch gedruckt werden.
