Die Fortschrittsabfrage hilft Ihnen den Überblick bei vielen Projekten zu bewahren. Wenn Sie am Abend Ihren Rechner herunterfahren wird dies automatisch vom Xpert-Timer erkannt und er wird Sie für jedes Projekt, an dem Sie an diesem Tag gearbeitet haben, den Projektfortschritt in Prozent abfragen. Dadurch haben Sie immer einen Überblick, wie weit Ihre Projekte bereits fortgeschritten sind. Diese Abfrage kann in der Konfiguration im Bereich "Benutzer" unter dem Reiter "Projekte" zentral ein- bzw. abgeschaltet werden.
Die automatische Fortschrittsabfrage können Sie auch in den Projekteigenschaften des jeweiligen Projekts im Reiter "Allgemein" einstellen. Die Option "Automatische Fortschrittsabfrage" gestattet Ihnen, die Projektfortschrittsabfrage automatisch zu aktivieren, wenn Sie die Zeitmessung für ein Projekt stoppen oder den Xpert-Timer beenden.
Sie geben mit der Fortschrittsangabe an, zu wie viel geschätzten Prozent Sie das entsprechende Projekt bereits abgeschlossen haben. Diese Prozentangabe wird erst aussagekräftig, wenn Sie einen geschätzten Endzeitpunkt für das Projekt in den Projekteigenschaften hinterlegt haben. Sie können dann Ihren geschätzten Fortschritt mit dem Soll-Fortschritt (berechnet aus geschätzter und bereits verbrauchter Zeit) vergleichen.
Die Anzeige im Projektmanager ist immer der Prozentsatz, den Sie manuell eingeben:
Haben Sie in den Projekteigenschaften die Projektdauer geschätzt, können Sie im Projektmanager die bereits verbrauchte Zeit im Verhältnis zu Ihrer Schätzung prozentual anzeigen lassen. Die Spalte, die Sie im Projektmanager dazu einblenden müssen heißt "Zeitverbr.%" (Zeitverbrauch in Prozent).
Mit der Spalte "Zeitverbrauch in %" behalten Sie den Überblick über Projekte, die zeitlich aus dem Ruder laufen. In unserem Beispiel Nr. 3 sehen Sie, dass bereits über 140% der geschätzten Zeit von 10 Stunden überschritten wurde. Tatsächlich haben die Mitarbeiter die Angabe gemacht, dass das Projekt erst zu 19% fertiggestellt ist. Hier läuft also etwas schief.
Unser Beispiel Nr. 2 sieht hingegen sehr gut aus. Es ist zu 100% fertiggestellt und benötigte nur 82% der geschätzten Zeit.
Beispiel Nr. 1, das Projekt "Programmplanung" liegt mit 35 zu 50 geschätzten Stunden auch genau richtig im Soll.
Sie können den Projektmanager nach der Spalte Zeitverbrauch % sortieren. Damit erhalten Sie im Ergebnis nur Projekte, die einen geschätzten Zeitraum angegeben haben. Projekte ohne geschätzte Stunden werden nicht angezeigt. Sie können auch nach Zeitverbrauch gruppieren.