Szenariao 1: Mitarbeiter arbeiten komplett mit der Projektzeiterfassung über Nachträge.
Erfassen alle Ihre Mitarbeiter die Projektzeiten per Nachtrag, müssen die Pausenzeiten ebenso auf ein Projekt gebucht werden. Das in der Konfiguration der Projektzeiterfassung hinterlegte "Pausenprojekt" wird dann beim Übertrag der Zeiten in die Arbeitszeiterfassung als Pausenstempelung übernommen. Dies gilt auch bei der Funktion "Projekt aktivieren bei Stopp", wenn das ausgewählte Projekt das gleiche ist wie das Pausenprojekt bei "Projekt aktivieren bei Pause". Sie können dann sowohl den Pausen-Knopf, als auch den Stopp Knopf in der Projektzeiterfassung drücken und die Zeitstempel werden dann als "Pause" in der Arbeitszeiterfassung gesetzt.
Werden keine Pausen erfasst, dann werden die entsprechend gesetzlichen Pausenzeiten am Ende des Tages abgezogen.
ACHTUNG: Das ist nicht gesetzeskonform, denn der Arbeitgeber hat damit keine Grundlage zur Prüfung der eingehaltenen Pausen. Daher sollten Sie darauf bestehen, dass die Pausenzeiten grundsätzlich erfasst werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Entnehmen Sie alle Haken in der Konfiguration alle Haken im Bereich "Arbeitszeiterfassung". Hintergrund ist der, dass nur Tage ohne Stempelungen in der Arbeitszeiterfassung aus der Projektzeiterfassung übernommen werden können. Sobald ein Stempel in der Arbeitszeiterfassung gesetzt wurde, wird der entsprechende Tag nicht übertragen.
Setzen Sie dann ein Pausenprojekt, welches gestartet wird, wenn Sie den Knopf "Pause" in der Projektzeiterfassung drücken. Sie können das selbe Projekt auch für die "Stop" Aktion festlegen, wenn Sie auch bei der Aktion "Stopp" die Zeit als Arbeitszeitpause sehen möchten.
Natürlich können Sie auch Nachträge in dem Projekt "Mittagspause" erfassen. Trotzdem muss das Projekt als "Pausenprojekt" in der Konfiguration stehen.
2. Am Ende des Monats können Sie dann per Rechtsklick die Projektzeiten in die Arbeitszeiterfassung einlesen. Sie können das auch im Laufe des Monats tun, allerdings müssen Sie daran denken, dass bei Änderungen der Zeitstempel in der Projektzeiterfassung die Daten dann nicht nochmal mit der Arbeitszeiterfassung ausgetauscht werden. Sie müssten dann den Arbeitstag in der Arbeitszeiterfassung komplett löschen und nochmal die Projektzeiten einlesen.
Daher: Am besten am Ende des Monats, wenn alle Projektzeitstempel korrekt erfasst wurden, in die Arbeitszeiterfassung einlesen.
3. Werden konkret keine Pausenzeiten in der Projektzeiterfassung erfasst, können Sie in der Konfiguration der Pausenregelung die gesetzliche Pause automatisiert abziehen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht gesetzeskonform ist, da Sie als Arbeitgeber die Aufgabe haben sich darum zu kümmern, dass die Mitarbeiter tatsächlich eine Pause machen. Durch das Abziehen der Zeit, vermuten Sie nur, dass der Mitarbeiter eine Pause gemacht hat.
Nach dem Einlesen der Projektzeiten, werden damit alle Arbeitstage gefüllt die auch in der Projektzeiterfassung erfasst wurden. Tage ohne Zeiten werden rot markiert und sollten geprüft werden.
Szenario 2: Automatisches Einstempeln über ein Projekt, Pause und Ausstempeln über die Arbeitszeiterfassung
Sie möchten die Arbeitszeiterfassung gesetzeskonform verwenden und fordern von den Mitarbeitern, die Kommt/Geht/Pause Stempelungen separat zu verwenden.
In der Konfiguration der Projektzeiterfassung können Sie trotzdem einzelne Aktionen miteinander koppeln. Setzen Sie ein Programmstart-Projekt, dann können Sie bei Starten des Xpert-Timer auch automatisch Ihre Arbeitszeiterfassung starten.
Von da an müssen Sie dann allerdings von Seiten der Arbeitszeiterfassung agieren. Das bedeutet, Sie stempeln über die Arbeitszeiterfassung die Pause und auch das Beenden der Arbeitszeit erfolgt über das Stempeln in der Arbeitszeiterfassung.
Am Einfachsten funktioniert dies über die Zeitleiste:
Alternativ über den Projektmanager oder die schwebende Stempeluhr.
